Frasi fatte, gentilezze vuote, automatismi con la parrucca di Luigi XVI: vere bucce di banana su cui scivoliamo ogni giorno. Come scrivere in modo formale e aggiungere umanità, chiarezza e impatto?
Perché questo post
Tutto è nato da un altro mio post, su LinkedIn “Le parole banana delle email aziendali“. Un post croccante, come piacciono a me: divertente fuori, ma con un ripieno morbido di riflessioni, condivisioni… e pure qualche muso storto. E poi una richiesta specifica:
“Ok, ma se non uso queste frasi, cosa posso scrivere per restare educato e professionale?”
Da qui l’idea di proporre alternative.
Sempre valide? No, non saranno perfette per tutti.
Qualcuno mi dirà che non vanno bene per la PA, per il B2B, per il reparto legal della mega-corp oppure per i rapporti con il Quirinale. Questo è ovvio: se il contenuto è il Re, il contesto è il suo regno. Ma per tantissimi altri possono essere il primo passo per cambiare tono e forma delle email senza perdere credibilità ma aggiungendo personalità.
La comunicazione non è un paese per pigri. Ci meritiamo il meglio: raccontiamoci meglio.
TAKE AWAY
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Hai 2 minuti per comprendere il perché di ogni scelta? Continua a leggere.
10 frasi “banana” e le alternative
Premessa, nessuna delle frasi “banana” è sbagliata, ma vanno utilizzate nel giusto contesto e in alcuni casi sono utilizzate da così tanto tempo che si sono svuotate di personalità (o forse non l’hanno mai avuta).
1. “Ciao, spero di trovarti bene”
Quante volte iniziamo così, per abitudine? È una gentilezza di facciata che ormai tutti scrivono in apertura, spesso in modo automatico.
⛔ Perché evitarla: è retorica, abusata, impersonale. Dopo la terza email di fila con la stessa apertura, inizio a pensare che è meglio chiamare il dottore…
✅ Alternativa: vai dritto al punto, con un tono chiaro e rispettoso. Un’analisi di Lemlist su milioni di email mostra che le aperture “small talk” riducono il tasso di risposta. Le più efficaci? Quelle che offrono subito valore, contesto, o una domanda ben posta.
2. “Resto in attesa di un suo gentile riscontro”
Classica chiusura formale, sì, ma possiamo esprimere la richiesta di risposta in modo più proattivo e cortese.
⛔ Perché evitarla: è passivo-aggressiva. Sembra gentile, ma comunica impazienza. Invita più al silenzio che al dialogo.
✅ Alternativa: “La ringrazio in anticipo se vorrà farmi sapere…” unisce gratitudine e invito all’azione. È lo stesso contenuto, ma comunicato con maggiore empatia. L’importante, è specificare chiaramente cosa ci aspettiamo e magari entro quando, così il nostro interlocutore sa esattamente cosa fare, e noi risultiamo professionali senza frasi fatte.
3. “Come da mia precedente”
Dopo il Cristo Velato di Giuseppe Sanmartino, ecco il Velato Rimprovero che ti lascia freddo come un marmo!
⛔ Perché evitarla: suona come un rimprovero. Queste frase, oltre a suonare fredda, crea un clima di controllo più che di collaborazione. E questo impatta anche sulle risposte.
✅ Alternativa: “Come accennato nella mia email di…” oppure “Scrivo di nuovo riguardo a…”. Collaborativo, non accusatorio. Così ricordiamo l’informazione senza colpevolizzare. In fondo, l’obiettivo è farsi capire, non fare la conta dei solleciti nel file Excel dei rancori!
4. “Per quanto sopra esposto”
⛔ Perché evitarla: sembra uscita da un verbale. In un’email di lavoro, stona.
✅ Alternativa: “Abbiamo illustrato i punti principali. Ora le chiediamo di…” oppure “Pertanto…”: chiaro, diretto, senza toghe.
5. “Allego quanto in oggetto”
⛔ Perché evitarla: è fredda e arzigogolosa. E poi, davvero serve rileggere l’oggetto per capire cosa c’è nell’allegato?
✅ Alternativa: “Le invio in allegato il file X”, “Trova in allegato la presentazione aggiornata”. Una riga, un sorriso. Importante. non dimenticare l’allegato!
6. “Si prega di voler prendere visione”
⛔ Perché evitarla: linguaggio impersonale, rigido, imparruccato.
✅ Alternativa: “Le chiediamo cortesemente di esaminare…” oppure “Allego il documento X: possiamo poi confrontarci con calma?”. Il contenuto rimane formale e cortese, ma il tono generale risulta più naturale, coinvolgente e diretto. Meno regale, più reale.
7. “In riferimento alla sua richiesta”
⛔ Perché evitarla: corretta, sì. Ma sa di protocollo del 1982.
✅ Alternativa: “Grazie per la sua richiesta riguardo a…” oppure “In risposta alla sua richiesta del…”. Mostra attenzione, crea apertura. Focalizzarsi sul destinatario fin dalle prime parole crea un’impressione positiva e aumenta la disponibilità all’ascolto.
8. “Resto a disposizione per eventuali chiarimenti”
⛔ Perché evitarla: Ecco una frase che tutti noi abbiamo inserito in chiusura almeno una volta, ed è senz’altro gentile, ma inflazionata. Suona più di rito che sincera.
✅ Alternativa: “Se ha dubbi o necessità di approfondimento, sarò lieto/a di supportarla.” Oppure: “Mi contatti pure per qualsiasi chiarimento.” Oppure “Se dovesse avere necessità di approfondire uno o più punti, sono lieta di offrirli la mia collaborazione“.
Cortese e credibile.
9. “Cordiali saluti”
Nulla di tecnicamente sbagliato qui: è il saluto di chiusura formale per eccellenza.
⛔ Perché evitarla (a volte): è perfettamente corretta, ma può risultare glaciale se il contesto è informale o interno.
✅ Alternativa: se scrivi a colleghi o collaboratori che conosci, meglio: “Un saluto cordiale”, “Buona giornata”, “A presto”, “Skibidy Boppy”.
10. “Distinti saluti”
⛔ Perché evitarla: troppo distante, usata spesso a sproposito.
✅ Alternativa: riservala solo alle comunicazioni molto formali, tipo una email al Presidente Mattarella. Negli altri casi, meglio soluzioni più calde e naturali, pur mantenendo professionalità.
Pertanto…
come si scrive davvero un’email aziendale formale ed efficace? Con chiarezza, attenzione, consapevolezza.
Non si tratta solo di essere gentili. Come insegna Luisa Carrada:
“La cortesia non è nelle formule, ma nella cura con cui si scrive.”
Le email non sono decreti, né confessionali.
Sono strumenti di relazione.
Scegli parole vive, precise, umane.
Scrivi come se volessi essere letto, non archiviato.
Il prossimo passo? Facciamolo insieme
Ora che siamo diventati i migliori amici best forever, scegli il prossimo passo da fare insieme:
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- Scrivimi se vuoi lavorare insieme per rendere la tua identità differente dal Ministero dei Parrucconi.
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non mi rimane che dirti… Distinti Saluti!
